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    27 March 2020

    Assemblées générales et confinement: mode d'emploi

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    Le COVID-19 et les mesures de confinement qui l’accompagnent perturbent indéniablement la réunion des organes sociaux des entreprises. C’est pourquoi la loi n°2020-290 du 23 mars 2020 a autorisé le gouvernement à prendre l’ordonnance portant adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé en raison de l’épidémie de covid-19. (Ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020).

    • Les entités visées par le texte sont les personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé, et notamment :
    • Les sociétés civiles et commerciales ;
    • Les masses de porteurs de valeurs mobilières ou de titres financiers ;
    • Les groupements d’intérêt économique et les groupements européens d’intérêt économique ;
    • Les coopératives ;
    • Les mutuelles, unions de mutuelles et fédérations de mutuelles ;
    • Les sociétés d’assurance mutuelle et sociétés de groupe d’assurance mutuelle ;
    • Les instituts de prévoyance et sociétés de groupe assurantiel de protection sociale ;
    • Les caisses de crédit municipal et caisses de crédit agricole mutuel ;
    • Les fonds de dotation ;
    • Les associations et les fondations.

     

    • Les assemblées générales

    RECOURS A LA VISIOCONFERENCE OU A LA CONFERENCE AUDIO

    Lorsqu'une assemblée – quel que soit son ordre du jour – doit être convoquée en un lieu affecté par une mesure administrative limitant ou interdisant les rassemblements collectifs pour des motifs sanitaires, l'organe compétent pour la convoquer ou le représentant légal agissant sur délégation de cet organe, pourra décider qu'elle se tiendra sans que les membres ne soient présents physiquement. Le principe d’une tenue par conférence téléphonique ou audiovisuelle est par conséquent validé.

    Pour ce faire, et même en cas de clause statutaire contraire, les membres ayant le droit d’assister à l’assemblée (associés, membres, mais aussi commissaires aux comptes, représentants des IRP, …) doivent être avisés par tout moyen de la date et de l’heure de l’assemblée générale.

    En conséquence, seront comptabilisés dans le calcul du quorum et de la majorité des assemblées, les membres participant à une conférence téléphonique ou une conférence audiovisuelle pourvu que ce moyen permette leur identification et leur assure une retransmission continue et simultanée des délibérations ainsi que la transmission au moins de la voix des participants afin de pouvoir établir un échange.

    Toutefois, ces dispositions ne sont pas applicables aux sociétés anonymes et aux obligataires, qui disposent déjà de dispositions spéciales permettant le vote par correspondance ou le recours à la visioconférence (articles L. 225-107 et L. 228-61 du Code de commerce).

    RECOURS A LA CONSULTATION ECRITE

    Les règles du recours à la consultation écrite sont également assouplies, et il est désormais permis d’y avoir recours pour les groupements dont la loi autorise le recours à une telle consultation, même lorsque les statuts ne le prévoient pas ou l’interdisent.

    DES FORMALITES SIMPLIFIEES

    Provisoirement, l’exercice du droit d’information et la demande de documents préalablement à l’assemblée générale peuvent se faire par voie électronique.

    S’agissant des sociétés cotées, lorsque la convocation des membres de la société devant être réalisée par voie postale n’a pu l’être en raison de circonstances extérieures à la société, dans le contexte de l’épidémie de covid-19, la sanction de nullité de l’assemblée est écartée. Si la convocation a été faite avant la décision de confinement du territoire national, la modification du lieu de l’assemblée générale ou des modes de participation ne nécessite pas un renouvellement de la formalité. Toutefois, l’information devra être accomplie par voie de communiqué par la société cotée.

    Pour les autres groupements, dans l’hypothèse où les formalités de convocations ont été effectuées avant la mesure de confinement, les membres sont informés par tous moyens permettant le respect de leur droit d’information effective, 3 jours ouvrés au moins avant la date de l’assemblée générale. Etant précisé que la modification du lieu de l’assemblée ne donne pas lieu à une nouvelle formalité de convocation.

     

    • Le fonctionnement des organes collégiaux d’administration, de surveillance et de direction

     Les membres des organes collégiaux d’administration, de surveillance et de direction pourront également se réunir par le biais d’un moyen de télécommunication tel que la conférence téléphonique ou la conférence audiovisuelle permettant leur identification et leur participation effective à cette réunion assurant une transmission au moins de la voix et d’une retransmission des débats de manière continue et simultanée, et ce, quel que soit l’objet de la décision.

    La voie de la consultation écrite est également autorisée.

     

    • Pendant combien de temps ?

    Les mesures édictées on un effet rétroactif au 12 mars 2020 et perdureront jusqu’au 31 juillet 2020 sauf prorogation de ce délai fixé par décret en Conseil d’Etat, qui ne pourra être toutefois étendu après le 30 novembre 2020.

    Toutefois, le rapport au Président de la République relatif à cette ordonnance souligne le caractère facultatif des différentes mesures et incite les groupements à organiser une sortie progressive du dispositif d’exception résultant de ce texte, dès lors que son application ne paraîtra plus nécessaire au regard des circonstances propres à chaque groupement.

    Nos équipes sont à votre écoute pour vous accompagner dans ce contexte inédit.